Si quieres tener una idea clara de cómo organizar una oficina administrativa pequeña, solo continúa leyendo este artículo y podrás tomar en cuenta algunas sugerencias para facilitar el trabajo que tienes en mente.
Realmente no es algo tan complicado, solo que debes regirte por normas que no debes dejar de tomar en cuenta para que de esta manera te rinda tanto el tiempo como el espacio y en realidad lo más importante es que logres que ese espacio que le vas a dedicar a tu oficina pequeña, por encima de todo sea rentable y operativa en un ciento por ciento.
Para llevar a cabo esta tarea, no debes dejar de lado una consulta o una visita, sea virtual o presencial, por las instalaciones de Decoraoficina, allí te encontrarás con gente experta en la materia y con los diseños más vanguardistas que se ajustan perfectamente a las normas de la ergonomía, sin dejar de estar a la altura en cuanto a decoración y buen gusto se refiere.
El hecho de que los espacios sean reducidos no interfiere en absoluto con la productividad de la misma, ni mucho menos con su función de teletrabajo, donde lo que sí, es imprescindible, son las ganas de trabajar, sumadas al hecho de saber cómo ordenar tu mesa de oficina y aplicar los métodos más adecuados para una perfecta operatividad.
De manera que, contando con un buen archivador, y aplicando el método de Marie Kondo, todo debe marchar sobre ruedas, ya lo que faltaría sería una buena actitud frente al trabajo y esa oficina, por pequeña que sea, cumplirá con sus objetivos, para lo que fue organizada.
¿Cómo organizar tu oficina con el método 5S?
Para organizar una oficina pequeña con el método 5S, no importa si es de carácter técnico o de carácter creativo, lo más importante es que les proporcione a sus trabajadores las condiciones ideales y adecuadas para que estos, se sientan realmente cómodos para desarrollar sus actividades de la manera más práctica y con las normativas de seguridad y ergonomía que la ley exige.
Si aplicamos el método 5S, debemos entonces tomar en consideración 5 aspectos que te ayudarán a organizarte mejor, y estos son por sus siglas en inglés:
Seiri – (Clasificación) Hay que desprenderse de todo aquello que no sea realmente útil, en dos palabras ser pragmático o ser ecléctico. Muchas personas llenan sus casas y también sus oficinas, de objetos obsoletos o recuerdos inútiles, que solamente ocupan espacio, pero no cumplen ninguna función después de todo.
Dicho lo cual, hay que clasificar y quedarse con los artefactos, implementos u objetos que te van a ayudar a cumplir tus funciones como empresario, proyectista o emprendedor en cualquier oficio o ramo para lo que se monta una oficina.
Shitzuke – (Disciplina) Si no se tiene disciplina de trabajo, ninguna oficina será realmente funcional, la perseverancia y tener como meta una idea fija, son muy importantes para que este espacio, por grande o pequeño que sea pueda ser un lugar operativo y agradable a la vez.
Seiso – (Limpieza) Es esencial que tu lugar de trabajo cumpla con las normas mínimas de limpieza, para que el ambiente sea agradable.
Seiton – (Orden) También el orden cumple con una función básica en una oficina, si estás perdido, perderás tiempo y el tiempo se traduce en dinero.
Seiketsu – (Estandarización) Estar activo siempre para poder visualizar las situaciones, dando prioridad a lo que es realmente importante y cumplir obligaciones.
¿Cómo organizar tu oficina utilizando el mobiliario de oficina adecuado?
Para organizar tu oficina utilizando los muebles adecuados, es necesario que te asesores con gente experta en este ramo de oficinas, nadie mejor que la gente de Decoraoficina para que te den los mejores consejos en cuanto a lo último en muebles de oficina y sobre todo te ayuden a resolver el problema de espacios.
Para ganar espacios, siempre se debe pensar en la verticalidad, debemos aprovechar al máximo todos los espacios utilizando escaleras decorativas o plegables para alcanzar los archivos o carpetas que se encuentran en alto, no todo tiene que estar a ras del piso, hacia arriba hay mucho que colocar, sobre todo cuando se trata de objetos o documentos que no se están utilizando a diario.
No debemos olvidar que mucha gente pasa en la oficina mayor tiempo que el que pasa en la casa, por lo tanto, el mobiliario es clave para lograr que este ambiente, aunque sea en espacios reducidos, resulte agradable a la vista y tenga de todo, aunque sea compacto.
Una oficina debe contar con uno o más escritorios, un ordenador, archivos, portafolios, una silla ergonómica, una mesa auxiliar de trabajo, un baño y hasta una planta para suavizar el ambiente y saltar la rigidez del trabajo, también debe contar con algunos aparatos domésticos eléctricos como dispensador de agua potable, cafetera o tetera, papelera, y otros.
Se pueden utilizar mesas a dos niveles, cruzadas, plegables, superpuestas y otros trucos que nos ayuden a ganar espacio, por un lado, y otro, el mobiliario es crucial, pero no te desesperes que para todo hay solución con el asesoramiento de un buen decorador que te lleve de la mano por los caminos más versátiles para equipar tu oficina a la moda y al mejor precio.
Las mejores formas de archivar
Ahora recibirás consejos sobre la mejor forma de archivar, y por supuesto que en primer lugar está la herramienta de archivar en La Nube cuando se trata de documentos virtuales, ahora bien, si estanos refiriéndonos a documento en físico, la mejor forma de conservar un documento es la tradicional, en archivos con carpetas que se guardan en gavetas y en estricto orden.
También existen las cajas fuertes empotrables para esos documentos privados de incalculable valor, algunas de estas cajas son fabricadas en acero blindado para poder resistir hasta el fuego en casos de incendios.
Los almacenes temporales son la mejor opción de todas, son almacenes donde los documentos se pueden monitorear de manera fácil y los documentos reposan en espacios seguros.
Toda vez que los documentos tienen diferentes orígenes, estos se pueden clasificar por fondos, por expedientes, por series, o documentos sueltos.
En todo caso, independientemente de su clasificación, digamos que la importancia de mantenerlos organizados, es poderlos conseguir rápidamente cuando estos se necesitan. De esta manera, tanto los solicitantes como los tenedores de estos, no pierden tanto tiempo para tenerlo en sus manos.
Para poder brindar una buena gestión relativa a la consecución de un documento se deben tomar en cuenta algunos pasos que son elementales, dentro del más estricto orden se debe planear y organizar la forma de guardar un documento de manera que este se pueda conseguir con rapidez.
La gestión documental es necesaria para agilizar una buena búsqueda que sea rápida y certera, las fechas, los números de identificación de los integrantes de dicho documento, los nombres y apellidos, y el nombre en sí, de dicho documento, son los principales datos para archivar.
Las tablas Shannon son ideales para mantener el documento en tránsito mientras se trabaja con este.
Conclusión
No siempre estamos listos para mantener una oficina en perfectas condiciones y llevar todas sus gestiones es en estricto orden. Pero debes tomar en cuenta algunos aspectos muy importantes como los que aparecen a continuación:
Personal calificado, es necesario que te documentes en todas y cada una de las gestiones que se deben llevar en una oficina, si no eres capaz, entonces debes contratar apersonas que sí estén calificadas para realizar todos los trabajos de la forma más adecuada y en esto no se puede ni se debe negociar.
Herramientas de calidad, tus herramientas de trabajo deben ser de reconocidas marcas para que te puedan brindar un servicio también de calidad, nos referimos al ordenador, el mobiliario y otros equipos.
Ambiente agradable, puedes estar muy bien equipado y dotado con los mejores productos y servicios, pero si no hay armonía en el ambiente, las personas no podrán concentrarse para realizar su trabajo, de manera que permitirse un break a media mañana o a media tarde despeja la mente.
Un buen ambientador que no sea penetrante, una música suave de fondo, preferiblemente instrumental y no necesariamente clásica, puede relajar la mente y tornar al trabajador más creativo y dispuesto a dar lo mejor de sí.
Mantener áreas de expansión cercanas para no embotarse, buena ventilación, temperatura agradable, y buena iluminación son las llaves para un buen ambiente de trabajo.