Los archivadores de oficina son ideales para mantener el orden y optimizar el espacio en una oficina.
Es por ello que se vuelven tan importantes aun cuando está es una época en la que cada vez es menor la presencia de papel en físico a la hora de hacer algún trámite o documentación, por lo que invertir en ellos sigue siendo necesario, como veremos más adelante.
En lo que respecta al ámbito de oficina es fundamental contar con un gran nivel de eficacia en la organización, y esto es algo en lo que ayuda bastante contar con un archivador de papeles.
Teniendo estos datos en cuenta, ahora pasemos a conocer algunos puntos importantes sobre ellos, y especialmente, desde DecoraOficina te invitamos a que repases nuestro catálogo de archivadores de oficina con la más alta calidad en el mercado.
¡Comencemos!
¿Qué es un archivador?
Un archivador de papeles o archivero, es un tipo de estructura metálica en la mayoría de casos, en la que se puede almacenar paneles y demás documentos importantes para la empresa u organización.
Los archivadores de oficina son de las herramientas que mayor utilidad tienen en estos espacios de trabajo, y es que permiten que los trabajadores pueden optimizar su organización, logrando además de tener a fácil acceso toda aquella información que pueda ser útil en cualquier momento.
Los trabajadores al momento de organizar un archivador de papeles, deben ser pacientes y mantener una gran capacidad de atención, pues al archivar documentos allí es necesario seguir una serie de lineamientos.
Lineamientos que van a ser de gran ayuda para lograr en un futuro el fácil acceso a esa información almacenada.
¿Cómo organizar un archivador de oficina?
En primera instancia, es necesario estar seguro que todos los documentos están preparados para ser almacenados, es decir, que todos están presentes para ser guardados.
Por lo tanto, como primer paso, es necesario tener cada documento y carpeta bien ordenada para después pasarla al archivador de papeles.
Una vez garantizada la presencia y orden de cada documento, el siguiente paso es el de determinar la manera de organizar los documentos en el archivero.
En este sentido, tienes una serie de temas para cada archivador, siendo este tema el que estará destinado para cada temática del documento.
Por ejemplo, si los documentos son relacionados con las cuentas de bancos, el tema de este archivador de papeles será “finanzas”.
Entonces, el archivero cuenta con diferentes subdivisiones, las cuales se van a usar para repartir los documentos en cada ámbito dentro del tema general de finanzas.
En líneas generales, es fundamental que la identificación que se use sea clara y fácil de identificar para seleccionar los documentos deseados, pues cada trabajador al momento de querer un determinado documento deberá reconocerlo fácilmente en el archivador.
¿Para qué sirve un archivador?
Como vimos en el punto anterior, los archivadores de oficina son usados para optimizar la organización de documentos en la oficina.
Pues de esta manera es como se va a facilitar el trabajo, de modo que cada documento estará archivado en la sección que corresponda para así poder ubicarlo fácilmente cuando sea necesario.
Y, a partir de esta idea general, es que un archivador de papeles puede servir para:
- Archivar una gran cantidad de papeles y documentos encarpetados, de tal manera euro se encuentren a una ubicación fácil y resguardados bajo llave.
- Mantener un ambiente ordenado, además de clasificar de la mejor manera cada proyecto de la empresa, de modo que se lleva cierto historial de cada proceso importante que haya sido realizado.
- Siguiendo con este punto anterior, los archivadores de oficina permiten tener un registro de los documentos más importantes, y al momento de usarlos para realizar evaluaciones p tomar decisiones en base a ese historial, estos documentos estarán a fácil acceso.
En fin, vemos cómo su principal función está destinada al mantenimiento del orden.
Ventajas del uso de un archivador en tu oficina
Al inicio ya comentaba el hecho de que estamos en una época en la que la mayoría de procesos y trámites se encuentran bajo documentos digitalizados, por lo que el papeleo físico se ha visto notablemente reducido.
No obstante, los archivadores de oficina aún siguen teniendo gran importancia, y esto radica por lo que acabamos de comentar, la organización y optimización del espacio.
Por lo que contar con estas estructuras básicamente lo que hará es facilitar el trabajo en la oficina, pues los documentos importantes estarán a fácil acceso y se van a mantener seguros de cualquier pérdida.
Dicho esto, entre las ventajas de contar con un archivador de oficina tenemos:
Planificación y organización
Precisamente por la organización que brinda el uso de un archivador de papeles, es que se puede planificar nuevos proyectos y eventos de manera ordenada en base al historial registrado en los documentos del archivador.
Además, permite tener un control, por ejemplo, de las finanzas, clasificar tareas, o segmentar pequeñas áreas de un tema en general.
Esto representa una ventaja importante, y es que así la empresa podrá actuar en base a todo un historial registrado, además de tener bases importantes a la hora de realizar trabajos similares a los anteriores.
Ayudan con la decoración del lugar
Los archivadores de oficina además de ayudar a ordenar documentos y tener todo registrado de manera ordenada, estos también ayudan a complementar con la decoración de la oficina, y en especial los diseños que tenemos en DecoraOficina van a ayudarte para ello, pues hay diferentes acabados bastante atractivos al mismo tiempo que funcionales.
Optimización del espacio
Los archivadores de oficina gracias a ese ordenamiento de papeles y documentos importantes, permiten que se pueda gestionar de una forma más inteligente y eficaz del espacio de la oficina, ya que, en primer lugar, las mesas no tendrán montañas de papeles, y también, gracias al tamaño justo de estos archiveros, no van a ocupar un espacio significativo en el lugar.
Eso sí, en función del tamaño van a necesitar más o menos espacio, pero a grandes rasgos sí que representan una ayuda para evitar un almacenamiento innecesario de papeles y van a crear más espacio en general del lugar.
Durabilidad a largo plazo
Los archivadores de oficina se caracterizan por estar fabricados con materiales de máxima calidad, de manera que su duración en el tiempo será mayor.
Además, sus precios son bastante económicos en comparación a su calidad, por lo que en el largo plazo no va a representar un problema, al contrario, se trata de una inversión bien justificada que va a optimizar el rendimiento de todos los trabajadores de la oficina.
Tipos de archivadores que puedes encontrar en DecoraOficina
En DecoraOficina estamos comprometidos con ofrecer la mejor calidad, y en este caso, nuestro catálogo está compuesto por varios tipos de archivadores de oficina que podrás elegir en función de los requerimientos del lugar:
Armarios metálicos
Estos armarios metálicos presentan una estructura elaborada con metal de primera calidad, en la que presenta un acabado bastante atractivo y debidamente preparado para el uso de oficina.
Del mismo modo, para el apoyo en el suelo cuenta con reguladores de desnivel, lo que va darle mayor estabilidad al armario para mayor seguridad de todas las personas de la oficina.
En general, se trata de un armario bastante duradero y resistente gracias a su material, además de ser fácil para limpiar, y está disponible en varios colores y combinaciones para garantizar una buena decoración con el lugar.
Una estructura robusta que con el uso adecuado va a mantener su buen estado en el tiempo, y por el precio, consta de una buena relación con la calidad que ofrece.
Archivadores Metálicos
Estos modelos de archivadores metálicos presentan una estructura bastante sólida constituida por monobloques sólidos y compactos, los cuales están disponibles en variedad de colores a elegir.
Asimismo, son archivadores con una medida reducida ideal para aquellos espacios más pequeños.
Por otro lado, y apta mayor seguridad de los documentos, cuenta con su respectiva cerradura por cada dos cajones.
Una alternativa, resistente compacta y muy segura para archivar los documentos de manera práctica y a fácil acceso.
Armarios persiana
Este modelo de archivador de persiana es una alternativa muy atractiva y funcional que cuenta con materiales de alta calidad para garantizar su durabilidad en el tiempo.
El cuerpo de los armarios está en acabados metálicos, y presenta sus lamas en PVC disponible en varios colores a elegir, así como puertas con acabados en madera y lamas de madera también disponibles en diferentes colores a elegir.
Cajoneras metálicas
Estas cajoneras constan de una estructura metálica de alta calidad, y además cuenta con frentes metálicos, también en melamina, así como una variedad de colores que dan como resultado en una estructura bastante completa para el uso en la oficina.
En líneas generales, tanto la estructura como sus costados y los estantes son metálicos, los archivos se almacenarán en carpetas, y para garantizar su estabilidad, lleva incluidos reguladores para el desnivel en el suelo.
Este pequeño archivador es válido para el uso continuo, ya que su material es duradero y muy fácil para limpiar, por lo que va a mantener su calidad intacta en el tiempo.
Y para optimizar todo el tema de la decoración con el lugar, estabas cajoneras metálicas se encuentran disponibles en colores y posibles combinaciones entre costados y tapas.
Una alternativa bastante funcional que presenta un precio accesible con respecto a todo lo que ofrece en cuanto a calidad.