La organización es vital en tu despacho, ya que te permitirá trabajar de forma más cómoda, tranquila y efectiva en una empresa, el desorden solo te traerá angustia, perdida de tiempo al no encontrar las cosas que necesitas. Además del punto más importante la mala impresión que podrás transmitir a tus empleados, proveedores u otros visitantes, existen formas básicas y muy sencillas para que puedas organizar de la mejor manera tu espacio de trabajo.
En el mercado podrás encontrar una gran variedad de mobiliario y elementos de oficina muy útiles para organizar tu documentación desde pisa papeles, divisores de color, cajoneras, porta lápices, sillas, mamparas, entre otros, que sin duda te harán la tarea de organizar mucho más fácil, lo ideal es que tengas todo a la mano, recuerda que no estarías realizando un gasto sino una inversión en objetos y materiales que te ayudarán a organizar papeles, archivadores, documentos, entre otros, para que no inviertas tanto tiempo cuando te toque realizar una búsqueda.
Asimismo, mantengas tu mesa sin desorden, lo cual te ayuda a concentrarte y no crear estrés, pues imagina que tienes una reunión en pocos minutos y no encuentras la documentación que debes presentar, de seguro te causara mucha molestia y estrés, es por ello la importancia de contar con buenos insumos de oficina, pues así sabrás de forma precisa donde buscar lo que necesitas.
Empieza a organizar tu mesa desde cero
Te recomendamos que empieces desde cero, ya que esto te permitirá observar de forma más clara, el espacio con el que cuentas, luego debes colocar los elementos y materiales que vas a usar, olvida ese adorno que tanto te gusta, por el momento, pues el exceso de objetos también podría estorbar, empieza por las cosas funcionales, tu ordenador, impresora, teléfono, calculadora, lápiz, porta lápices, entre otros elementos que tú consideres importantes para realizar tu labor diaria.
Ciertamente en muchas oficinas se encuentran armarios para almacenar, pero en tu mesa de oficina debes tener los elementos que usas constantemente los otros puedes guardarlos en ese otro lugar, ya que te evitara levantarte varias veces durante el día, reduciendo tiempo y logrando que puedas ser mas productivo.
Según tu destreza, es decir, si eres diestro o zurdo, seria bueno que coloques los objetos que mas utilices de ese lado de la mesa, pues los puedes agarrar cómodamente, luego de ordenar, sin dejar espacios innecesarios podrás poner tu toque personal colocando esos adornos que tanto te gustan y que te brinda un poco más de tu personalidad a tu ambiente de trabajo.
¿Qué podemos tirar?
Este punto suele ser un poco difícil para muchos, pues el deshacernos de cosas puede ser un poco más difícil para una personas que para otras, pero te aseguro que valdrá la pena, tira a la basura todo aquello que ya no uses, recuerda cual fue la última vez que usaste este material, cuantas veces lo uso al mes, es funcional.
Después de haberte hecho esas pregunta, seguramente ya sabrás que hacer, pero si por el contrario son documentos muy importantes, los cuales no puedes botar, guárdalos en algún cajón aparte o en algún otro espacio de almacenamiento.
Recuerda que tu mesa de oficina no puede estar tan abarrotada de cosas, porque esto afecta la productividad y con ello el desempeño de tu trabajo diario.
Es importante que puedas realizar una limpieza cada cierto tiempo, donde botes esos papeles que ya no necesitas y tan solo están acumulando polvo o esos lapiceros que no tienen tinta, ten en cuenta que no es solo por cuestión de espacio, sino también por motivos de orden, buenos hábitos y un ambiente de trabajo agradable.
Empieza a organizar lo que vayas a necesitar a la mano
Suele suceder, que solo el pensar en organizar tu mesa de trabajo, te resulte una perdida de tiempo o una tarea con menos importancia, que puedas dejar para después, pero ese tiempo no es perdido, será una inversión, pues ahorrarás tiempo a diario cuando desees buscar los materiales que necesitas para trabajar.
Ten en cuenta, que sobre la mesa de oficina deben estar ese lapicero que usas a diario, tu porta lápices o elementos importantes para mantener el orden de cosas más pequeñas, es decir, objetos que tengas ubicados y a corto alcance.
Esos elementos básicos para desempeñar tu trabajo de forma completa, te ahorrarán minutos al día, así como el poder trabajar ágilmente, no uses tu cajón para guardar todo al mismo tiempo y tampoco lo uses como el guarda desorden, pues aunque es un lugar que posiblemente solo verás tú, utiliza ese espacio de forma efectiva, coloca allí carpetas y elementos que sean importantes pero que ya no puedes colocar en tu mesa de oficina por falta de espacio o para evitar abarrotarla. Cada espacio debe estar bien utilizado.
La cajonera de tu mesa siempre al lado
Sin duda las cajoneras son indispensables en una oficina, pues el almacenamiento es importante y más cuando te permite guardar cosas importantes o que por motivos personales no quieras que estén a la vista de todos.
Los divisores para cajoneras son muy útiles, ya que te brindan la posibilidad de tener orden en ese lugar, separando materiales de otros y con ello, creando mejor percepción visual, así como además evita que al cerrar el cajón los materiales se dispersen y arruinen tu trabajo de organización.
Puedes encontrar cajoneras separadas de la mesa de trabajo que poseen cómodas ruedas, para fácil desplazamiento, así como también existen mesones son cajoneras incluidas, eso dependerá de tu gusto y que tanto almacenamiento necesitas en tu espacio de trabajo.
Crea una zona de archivo que esté próxima a la mesa
Los archivos son muy habituales en las oficinas, sería bueno que esté cerca de tu mesa de trabajo, pues eso te ayudaría a reducir el tiempo de búsqueda en el mismo, pero si por el contrario no tienes un archivo, deberías crearlo, con el fin de llevar un mayor control de los documentos que posees o de algo en específico según el área que laboras, por motivos de salud, es importante que realices ejercicios a tus piernas mientras trabajas, ya que no es recomendable estar tantas horas al día sentado, procura levantarte algunos minutos en el transcurso de tu jornada diaria a tomar agua e ir al baño, será bueno para tu salud.
Coloca un candelario cerca
De seguro cuando leas este punto, dirás, pero es que tengo calendario en mi tablet, ordenador y hasta mi móvil, porque necesitaría un calendario de papel, pues sí, es muy necesario porque el buscar ese calendario en esos dispositivos que posees te llevará algunos minutos y además el poder tener el calendario a la vista podrás apuntar reuniones y datos importantes , que tan solo con un vistazo podrás saber y recordar, será muy útil, algunas personas suelen colocarlo en la pared, pero eso quedara a tu elección lo importante es que tengas uno.
Reduce los adornos innecesarios
Cada oficina por lo general poseen adornos característicos al estilo de la preferencia del usuario, a pesar de que quieras decorar tu despacho de la mejor forma, recuerda que menos es mas y puedes conseguir un buen estilo que te represente y sin duda le des a conocer a tus compañeros de trabajos, jefes, proveedores y clientes
Tu buen gusto a la hora de elegir, pero sin sobresaturar tu lugar de trabajo, es por ello que tú debes ser muy selectivo al elegir tus adornos o elementos decorativos. Si, al contrario, ya los compraste, evalúa la cantidad de ellos y si consideras que hay un exceso visiblemente, te sugerimos que los reduzcas, con ello tu oficina se verá más despejada y ordenada.
Las paredes también ayudan a organizar
En una oficina de trabajo todos los espacios son útiles y las paredes pueden ser de gran ayuda a la hora de almacenar tus documentos, carpetas, elementos y mas materiales de trabajo, existe diferentes modelos, como por ejemplo los mood boards, paneles perforados, entre otros, eso dependerá de la visibilidad que desees, así como de lo que quieras almacenar.
Es decir, si quieres que este a la vista de todos, utilizas una estantería que por lo general suelen introducir elementos personales, como fotografías, diplomas, elementos de trabajo y adornos.
O por el contrario prefieres guardar materiales de trabajo que no esta a la vista de todo, para esto te sería muy útiles usar los armarios.
El uso de elementos que puedes adherir a las paredes te ayudara a guardar esas cosas importantes que necesitas para trabajar y que no puedes tener en tu mesa de trabajo por motivo de espacio y organización. Has un buen uso de los espacios y coloca estos elementos en lugares estratégicos para que no sea de estorbo en tu caminar dentro de la oficina.
Siempre es bueno hacer una buena limpieza a tu oficina después de unas vacaciones ya que eso te ayudara a refrescar la memoria y a saber dónde están ubicadas tus cosas. Además, vas a poder deshacerte de aquellas elementos y cosas innecesarias, recuerda el orden en tu lugar de trabajo va a reflejar el nivel de organización de tu labor.
También te sugerimos aplicar el método de organización de Marie Kondo como una guía para tener tu despacho bien ordenado y tu productividad no se vea afectada. Asimismo, debes implementar como habito el volver a colocar las cosas en su sitio. Si no lo haces de inmediato, al menos realízalo al final de tu jornada laboral, ya que, si no lo haces de esta forma, en poco tiempo tu oficina será un caos y habrás perdido el tiempo que invertiste en organizarla.