Organiza tu oficina con el método de Marie Kondo

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1.- Deshazte de todo lo que no te valga

Uno de los pilares fundamentales del método Marie Kondo es la realización de una limpieza a fondo. Esto no significa otra cosa que deshacerse de aquellos objetos los cuales no necesitemos y llevemos mucho tiempo acumulándolos.

Estos son elementos que no hacen más que obstaculizar nuestro trabajo en la oficina. Algunos de los objetos más comunes que almacenamos sin ninguna razón de peso son cajas, carpetas, libretas, notas, bolígrafos, entre otros.

Uno de los métodos más efectivos para llevar a cabo esta limpieza es hacer dos grupos; el primero es donde estarán todas aquellas cosas que no necesitamos y que hemos ido acumulando con el paso del tiempo y, el segundo, en donde se encontrarán todo aquello que de verdad necesitemos para poder llevar a cabo nuestro trabajo.

Algo que debemos tener muy en cuenta a la hora de deshacernos de todos estos objetos es que deben ser destruidos en su totalidad.

Con esto nos referimos a que es recomendable que se haga uso de una maquina destructora, no solo porque ahorraremos tiempo y esfuerzo, sino porque, muy probablemente, entre todos los objetos existan documentos que puedan contener información sensible o directamente confidencial.

Gracias a los avances tecnológicos, hoy en día es muy fácil tener acceso a este tipo de máquinas, por lo que el deshacernos de todos esos elementos que solo están ocupando espacio nunca ha sido una tarea más rápida y sencilla.

2.- Quédate y guarda todo aquello que te haga feliz

Incluso en un ambiente de oficina (el cual puede ser desagradable para muchas personas) es necesario contar con algunos elementos que nos aporte una sensación de bienestar, de sentirnos cómodos y relajados.

No solo es importante deshacerse de todo lo que no sea útil, también es importante que conservemos algunos elementos que nos proporcionen una fuente de felicidad, que nos ayuden a levantar el ánimo y lograr cumplir con nuestro trabajo de una manera mucho más eficiente.

La realidad es que no es necesario contar con una gran cantidad de objetos, muchas veces un par de ellos son más que suficientes.

Ojo, este es un criterio que también puede ser aplicado en caso de que se necesite incorporar a nuestra zona de trabajo un elemento que nos haga sentir mejor.

Está muy bien estudiado el hecho de que una oficina que propicie un ambiente relajado y confortable para sus trabajadores aumentara la productividad y eficiencia del trabajo.

Ahora bien, si este ambiente no es suficiente, siempre podremos incorporar ese pequeño elemento que nos levante el ánimo.

3.- Clasifica y ordena por categorías

Una vez se ha hecho la limpieza de los objetos innecesarios en nuestra zona de trabajo y se han elevado los ánimos con algún elemento de nuestro agrado, es el momento de pasar al siguiente nivel: la organización.

Ahora es el mejor momento para organizar todos esos elementos que no hemos desechado en función de a que categoría pertenecen.

En estas instancias es muy importante que, por ejemplo, se agrupen las libretas, por un lado, los bolígrafos por otro; y así con las carpetas, archivadores, cuadernos, notas, grapadoras, clips, etc.

Es importante que, luego de llevar a cabo todo este proceso de clasificación, tengamos un registro claro de la cantidad de artículos que componen cada una de las categorías que hemos creado.

Pues muy probablemente, con el paso del tiempo, algunos de estos objetos terminen disminuyendo o directamente dejen de tener algún valor para nuestro trabajo, momento en el que debemos deshacernos de ellos para evitar que, de nuevo, todo se nos acumule y terminemos con un sitio de trabajo poco cómodo.

4.- Cada cosa en su lugar

Las personas organizadas suelen ser mucho más productivas en su trabajo. Esto quiere decir que tener un cierto orden en nuestro espacio de trabajo en la oficina puede terminar aumentando nuestro desempeño, permitiendo realizar nuestro trabajo más eficientemente y con un resultado de mayor calidad.

Cuando hablamos del orden en el espacio de trabajo, nos referimos a todo objeto que tengamos cerca de nosotros: carpetas, bolígrafos, archivadores y demás partes del mobiliario.

Cada uno de estos objetos debe ser asociado a un lugar específico, pues de esta manera, será mucho más fácil localizarlos.

Un punto fundamental en el tema de la organización es no acumular objetos o documentos en, por ejemplo, algún lado del escritorio, pues esto solo creara una mayor sensación de desorden.

Una manera eficiente de lidiar con todo esto es hacer uso de mobiliario que cuente con diferentes cajones o bandejas de escritorio, la cuales permiten de una manera muy sencilla organizar documentos, libros, informes, recibos, entre otros.

5.- De un vistazo todo controlado

Este punto se complemente mucho con el anteriormente expuesto. Lo ideal es siempre poder contar con los objetos más importantes cerca.

Con esto no nos referimos a que necesariamente tengan que estar a una conta distancia de donde nos encontremos, pueden simplemente estar ubicados en un lugar que sea fácil de localizar.

Tengamos siempre en mente que cada elemento que decidamos conservar en nuestra zona de trabajo debe contar con una gran importancia, lo que significa que la mejor forma de no perderlo es poder ubicarlo con relativa rapidez.

En este aspecto, los métodos más eficientes para lograr esto son aquellos que se basan en tener todo ordenado y en lugar muy fáciles de identificar; es muy sencillo encontrar un documento en un cajón o armario en donde todo este correctamente organizado.

También es muy recomendable no adquirir objetos nuevos si podemos utilizar los ya existentes para cubrir nuestras necesidades.

De esta forma evitamos agregar más elementos que potencialmente puedan contribuir aumentar el desorden y la falta de organización en nuestro sitio de trabajo, haciendo que este se vuelva una tarea más complicada.

6.- Evita las etiquetas

El tema de las etiquetas puede llegar a ser uno complicado. Muchas veces creemos que, si tenemos todo milimétricamente medido, con nombres e identificadores que nos permitan saber con exactitud donde se encuentra un determinado objeto, seremos capaces de rendir mejor y tener un mejor ambiente de trabajo.

El método konmari difiere un poco de esta idea. La cuestión está en que las etiquetas pueden llegar a influir de una manera negativa en todo lo referente a este estado de orden y comodidad al que se busca llegar.

Por tanto, es muy recomendable que, en la medida de lo posible, se evite etiquetar todo lo que nos rodea.

Como es evidente, en ocasiones esto será una tarea imposible, por lo que, en estos casos, lo que debemos tratar es de ubicar todos estos objetos que tienen que ser identificados y colocarlos en cajoneras de oficina o muebles de almacenamiento, de forma que no queden a simple vista, ayudando de esta forma a tener un ambiente más ordenado y homogéneo.

7.- Almacena en vertical

Este es uno de los principios básicos para lograr un entorno mucho más cómodo y positivo. El almacenaje vertical es una de las formas más eficientes de aprovechar la mayor cantidad de espacio posible en el área de trabajo.

Haciendo uso de este tipo de almacenaje, es posible guardar una mayor cantidad de objetos sin llegar a perjudicar el espacio horizontal, el cual, por cierto, es crítico para movernos y (como ya hemos comentado) importante para generar un mejor ambiente en la habitación, al hacer que la habitación no se sienta tan recargada.

Si no es posible recurrir a este tipo de almacenaje y solo queda la opción de un almacenamiento en horizontal, se recomienda hacer uso del mismo tipo de archivador o mobiliario.

Esto se hará tanto en tamaño como en diseño, pues la uniformidad es un factor esencial para aportar esa sensación de limpieza y orden.

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