Consejos para hacer más cómodo tu día a día en la oficina

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1.- Crear espacios amplios

Contar con espacios amplios en la oficina mejora considerablemente la interacción y comunicación con los empleados.

Somos seres sociales, por lo que lograr tener una comunicación fluida con la persona que tenemos a nuestro lado, puede significar en un aumento de la productividad. Y esto se logrará al organizar una sala de reuniones amplia.

Por otro lado, al eliminar los típicos separadores que no hacen más que ocupar espacio, nos permite hacer uso de otro tipo de muebles de oficina que nos ayude a reforzar esa sensación de comodidad en la oficina.

Por no mencionar que también seremos capaces de hacer uso del espacio de una forma más productiva y funcional, permitiendo que el trabajo se lleve a cabo de una mejor manera.

Adicionalmente, el coste de una oficina con espacio abiertos suele ser mucho más económica, pues no hay que gastar en el mobiliario para separar las zonas de trabajo y, desde un punto de vista energético, nos estaremos ahorrando dinero en no tener que climatizar o iluminar una gran cantidad de zonas de ocio en la oficina.

2.- Almacena en vertical: Las estanterías y armarios son esenciales

La idea que sostiene al almacenamiento vertical está relacionada con la necesidad de maximizar la cantidad de metros cuadrados disponibles en una determinada zona de la oficina haciendo uso de la altura. Esto es algo muy común en la industria farmacéutica, química y electrónica.

La realidad es que este sistema de almacenamiento está considerado como una forma bastante eficiente de ahorrar tiempo, recursos y, sobre todo, espacio.

Ahora bien, también es de suma importante encontrar tipos de armarios de oficina que se adapten a las condiciones presentes en la oficina. Entre las más importantes tenemos:

  • Estanterías metálicas. Constituyen el sistema de almacenamiento más convencional, pues pueden ser utilizadas para almacenar prácticamente cualquier producto. Por otro lado, cuentan con un material que suele ser muy resistente a grandes cargas y que aguanta bien el paso del tiempo.
  • Estanterías modulares. Este tipo de estanterías destacan por su gran capacidad de adaptación a prácticamente cualquier tipo de espacio. Adicionalmente, tiene un coste de adquisición e instalación considerablemente bajo.

3.- Cajones y archivadores para aprovechar el espacio

A pesar del continuo avance de la tecnología, muchas empresas siguen necesitando hacer uso de una gran cantidad de papel en forma de tramites o facturas.

Esto hace que los cajones o archivadores sean unos elementos más que fundamental en cualquier oficina.

Además, seamos honestos, muchas veces los propios discos duros donde se almacenan una gran cantidad de documentos deben terminar siendo guardados en un archivador.

Las cajoneras de oficina o archivadores son capaces de almacenar una considerable cantidad de documentos.

Esto suele derivar en poder contar con un ambiente mucho más ordenado, permitiendo al mismo tiempo clasificar mejor los diferentes proyectos. Esto hace que sea más fácil buscar una carpeta en concreto.

Por otro lado, los archivadores suelen estar disponibles en una gran variedad de tamaños y formas.

Por lo que se adaptan estupendamente bien a la estructura que tenga la oficina, lo que significa que, si se escoge el correcto, es posible almacenar muchos artículos de oficina al mismo tiempo que se sacrifica una muy pequeña cantidad de espacio.

4.- Una pizarra para apuntar ideas y recordatorios

Las pizarras en las oficinas son un elemento que muchas personas pasan por alto y, a la hora de la verdad, son de lo más útiles.

Para empezar, permiten llevar una mejor planificación de las diferentes tareas que se deben realizar, al mismo tiempo que proporcionan información de diferentes procesos.

Si bien es cierto que en la actualidad muy probablemente cada persona en una oficina cuenta con un ordenador donde es posible llevar un registro de cualquier cosa, las pizarras permiten escoger el contenido que aparecerá en ellas y además estará al alcance de cualquier persona.

Por lo que es mucho más fácil ofrecer información que sea importante para todas las personas en la habitación.

Otro escenario muy común donde las pizarras cuentan con un papel principal es en el intercambio de ideas, pues funcionan muy bien como un elemento para incentivar la comunicación entre diferentes empleados y, al mismo tiempo, estimular su creatividad.

Por no mencionar que esto también puede incentivar valores de camaradería y trabajo en equipo.

Finalmente, y no precisamente menos importantes, las pizarras pueden llegar a funcionar como un interesante elemento decorativo.

En la actualidad existen una gran cantidad de modelos de pizarras para oficinas, por lo que es posible encontrar la que mejor se adapte a la decoración que haya en la habitación.

Como ya hemos mencionado, la decoración es uno de los puntos más importantes para asegurar un correcto funcionamiento en la oficina.

5.- Mantén ordenado tu escritorio

Es evidente que tomarse pequeños periodos de descanso (10 minutos) cada dos horas es beneficioso para aumentar la productividad en la oficina.

Sin embargo, contar con un área de trabajo ordenada y limpia puede mejorar muchísimo nuestro ambiente laboral, haciendo que tengamos un mejor desempeño.

Contar con un puesto de trabajo limpio nos permitirá tener un acceso mucho más rápido a cualquier material necesario para realizar nuestro trabajo.

También nos permite eliminar distracciones, muchas veces el trabajo de oficina no es el más inspirador del mundo, por lo que nuestra atención puede verse perjudicada por prácticamente cualquier cosa. Esto significa que debemos remover cualquier tipo de dispositivo que no necesitemos.

Organizar el escritorio también significa que podremos elegir mejor nuestras tareas a realizar. Reduce el estrés de no encontrar algo y nos ahorra tiempo al no tener que remover toda el área de trabajo para encontrarlo.

Finalmente, un escritorio ordenado aporta mucha profesionalidad, aparte de permitirnos darle un toque un poco personal a nuestra zona de trabajo sin hacer que esta sea un desastre.

6.- Los espacios abiertos mejoran la productividad

Como ya hemos mencionado anteriormente, las habitaciones que estén excesivamente recargadas de estantes, muebles y otros objetos de oficinas tienen a generar un ambiente de tensión, que termina agobiando a las personas.

Esto terminará mermando las capacidades de atención y motivación de los trabajadores. Es por esto que al contar con espacios lo suficientemente abiertos en la oficina no solo proporciona un mejor ambiente de trabajo, sino que también puede fomentar la interacción positiva entre trabajadores. Todo esto, de una forma u otra, aumenta la productividad.

7.- Salas de reuniones cómodas

Existen diferentes tipos de salas de reuniones, ya que contar con un espacio para reuniones que haga que las personas se sienten seguras y les proporcione el deseo de estar allí no es una cuestión que deba ser tomada a la ligera.

Las personas bajo presión o en lugares que trasmitan una sensación de tensión no se sentirán bien, lo que perjudicara su desempeño. Para evitar este tipo de situaciones es importante que la sala de reuniones cuente con ciertas características.

Para empezar, tener una habitación iluminada significa que se tendrá un espacio donde no habrá que, por ejemplo, forzar la vista para leer, por no mencionar que una buena iluminación termina creando un ambiente mucho más agradable y acogedor.

Otro punto fundamental para hacer de la sala una zona mucho más cómoda es usar un diseño modular. Esto significa poder ajustar la sala de reuniones en función de las necesidades de la propia reunión dividiéndola en pequeños pedazos; poder acomodar las sillas fácilmente en dependiendo de la cantidad de personas o el tema a tratar, la iluminación adecuada, el sistema a usar para tratar un tema en concreto: monitores pequeños o pantalla de una portátil.

8.- Utiliza una iluminación adecuada

La luz no solo sirve para iluminar la habitación, también ayuda a potenciar las actividades que se llevaran a cabo, resaltar diferentes aspectos de la decoración o cambiar el estado de ánimo de las personas.

Adicionalmente, también funciona como un excelente elemento decorativo, y es que en la actualidad existen muchos diseños que permiten ajustar, por ejemplo, una lampara a el diseño general de la habitación.

Otro punto a destacar es la paleta de colores, pues resulta que ciertos colores pueden afectar el estado de ánimo de una persona.

Esto quiere decir que, por ejemplo, una luz blanca e intensa puede llegar a potenciar las habilidades de una persona, mientras que una luz más amarilla y tenue puede llegar a crear un ambiente mucho más relajado.

9.- La importancia de las áreas de descanso

Por suerte para todos, la manera en cómo se debe trabajar en una oficina es un tema que ha ido evolucionando en los últimos años, y uno de los factores que más ha tomado fuerza es el relacionado con el are de descanso.

Resulta que cada vez son más las empresas que se dan cuenta de la importancia de un área en donde sus trabajadores pueden relajarse, sentirse cómodos y seguros.

La realidad es que este tipo de áreas ayuda a potenciar la relación entre los trabajadores y esto no se traduce en otra cosa que, en un mejor desempeño laboral, permitiendo que se generen nuevas ideas.

Por otro lado, también ayuda a romper un poco con la rutina, haciendo que se desarrolle la creatividad, un valor indispensable en los tiempos que corren.

10.- La vegetación en la oficina

Por más extraño que parezca, el uso de plantas en el interior de la oficina puede ayudar a mejorar el sentido de responsabilidad entre los trabajadores.

Numerosas empresas han encontrado un aumento en la productividad de sus empleados en el momento en que han decido colocar una planta en la zona del trabajo y solicitar que esta sea cuidada.

Por otro lado, investigadores de la universidad de Michigan sostienen que las plantas en interiores son capaces de ayudarnos a enfocar nuestra atención en el trabajo que debemos realizar.

Al final del día, la vegetación en interiores no deja de ser un elemento decorativo que, si se escoge adecuadamente, puede resultar en un ambiente mucho más agradable para los trabajadores, lo que significa un mejor desarrollo laboral.

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