Puede pensar que no tiene tiempo para tener una oficina ordenada, pero si realmente supiera cuánto tiempo le costó la desorganización, lo reconsiderarías. Reorganizar y mover pilas de cosas a sus armarios metálicos con archivadores ocasionalmente no cuenta ya que igualmente el desorden estará allí. Tampoco se despeja de su escritorio, si desliza el desorden en un contenedor o en un cajón del escritorio.
Que solo un espacio de tu oficina esté relativamente limpio y ordenado puede despejar el camino para una mayor productividad y minimizar el tiempo perdido.
El organizar tu oficina no tiene que tomar días, se puede hacer poco a poco. De hecho, mantener una oficina organizada es mucho más efectivo si lo trata como un proyecto en curso, en lugar de un asalto masivo. Por lo tanto, si está listo para comenzar, te daremos ahora los siguientes consejos para organizar la oficina en este artículo que te ayudarán a transformar tu oficina en un espacio de trabajo eficiente.
Cómo organizar la oficina
Organizar la oficina es maximizar tu eficiencia. Al tener todo en su propio lugar, sabrá dónde encontrar lo que necesita en cualquier momento, lo que le brinda la posibilidad de convertirse en un empleado más productivo y atender a sus compañeros de trabajo y a sus clientes de la mejor manera posible. La tarea de organizar una oficina puede parecer desalentadora, pero no tiene que ser así. En las siguientes líneas te damos algunos consejos que te ayudaran a mantener tu oficina bien ordenada:
- Ordenar sus papeles. Es fácil dejar que el papeleo se acumule en su escritorio, pero esto provoca una sensación de desorden, lo que lo atasca. Debes obtener archivadores, un pequeño organizador de papel con estantes para su escritorio o algún otro tipo de soporte de archivo para clasificar sus papeles y carpetas para oficina. Una vez que haya terminado con algo, archívelo, destrúyalo o deséchelo. Si tiene que conservar un documento pero no tiene ningún uso en este momento, guárdelo.
- Elimina de tu escritorio cualquier cosa que no necesites inmediatamente. Ordene los bolígrafos y lápices en organizadores plásticos que se sientan en su escritorio o dentro de un cajón. Haga lo mismo con grapas adicionales, clips, marcadores y otros objetos pequeños. Si necesita iluminación adicional, en lugar de poner una lámpara en su escritorio, obtenga una lámpara de pie o coloque una lámpara más pequeña sobre su gabinete de archivos.
- Organice los artículos cotidianos que pertenezcan a su escritorio para que estén a su alcance cuando los necesite. El monitor de tu computadora, el teclado y el teléfono deben ser los puntos focales de tu escritorio, si los usas más, también se recomienda que use pizarras, pantallas de proyección, entre otras cosas. Mantenga un bloc de notas cerca, junto con un bolígrafo favorito. Otros elementos que se usan con menos frecuencia, como una grapadora, se pueden empujar hacia el perímetro para que aún sean fáciles de acceder pero no abarroten el espacio más cercano a usted. Asegúrese de tener todavía suficiente espacio para trabajar a mano si no usa su computadora para todo. Limpia la mesa antes de salir de la oficina.
- Reorganice sus cajones, con los objetos más usados en los cajones superiores para que sean fácilmente accesibles.
- Cuelga tu calendario, si puedes. Como alternativa, ingrese reuniones y eventos en un planificador de mano, PDA o su teléfono.
- Consiga que todos los cables y alambres estén bien sujetos. Abrígalos y trata de esconderlos a lo largo de la pared o detrás de algo, luego cúbrelos con una corbata o algo similar. Puede hacer que su persona de TI lo ayude con esto si no está seguro de qué cable es cuál.
- Haga que el diseño de su oficina funcione para usted. Si su escritorio está posicionado frente a una ventana y sabe que tiende a quedar atrapado en lo que está sucediendo afuera, vea si puede girar su escritorio en la dirección opuesta. Su archivador debe estar al lado de su escritorio para que pueda acceder a los archivos según sea necesario. Su impresora, fax o escáner también debe estar al alcance. Obtener una silla con ruedas puede ayudarlo a moverse en su oficina con facilidad.
- Cuelgue las fotos de su familia en la pared o colóquelas sobre el archivador. Colóquelas donde pueda verlas, pero evite ocupar espacio de escritorio con fotos. También puede hacer un collage con todas sus imágenes y colgarlo en la pared para tener menos marcos para tratar.
- Encuentra un lugar para tus objetos personales. Puede guardar su teléfono celular en el cajón superior para que esté cerca de usted en caso de que reciba una llamada. Percheros para oficina que le permita colgar su sobretodo o en la parte trasera de tu puerta para tu bolso por si eres mujer.
Mobiliario y accesorios para mantener tu oficina ordenada
Escritorios
Trabaje al máximo de su productividad con modernos escritorios y mesas de trabajo. Ahorre espacio en apartamentos pequeños con escritorios de escaleras que trepan por la pared y usan una huella mínima en el piso. Los escritorios delgados también ahorran espacio, manteniendo su oficina limpia y minimalista. Los escritorios ejecutivos y de computadora se ven mejor cuando se combinan con sillas de escritorio con ruedas. Puedes organizar documentos y suministros de oficina con archivadores, lápices y más.
Sillas de oficina
Siéntate como si fueras el director general de tu vida con las modernas sillas de oficina. La comodidad es clave a la hora de elegir un marco y estilo. Busque sillas con cojines firmes y lujosos, así como ruedas para mayor versatilidad y movimiento flexible. Asegúrese de que la altura del brazo sea compatible con su escritorio y archivadores. Para una oficina clásica, elija una silla de escritorio de cuero.
Accesorios de oficina
Puedes mejorar tu escritorio con accesorios de escritorio modernos. La coordinación de las bandejas para cartas, las tazas para lápices y los portapapeles en negro mate, dorado cepillado y cobre de tendencia ofrece un aspecto elegante. Cuelgue las tablas de borrado en seco y los soportes para notas en la pared sobre su escritorio para mantenerse en el camino.
Organice la estantería con sujeta libros únicos y cajas de almacenamiento pequeñas. Suministros de oficina únicos, como bolígrafos retro y organizadores de cables, hacen que el trabajo sea divertido.
Muebles de oficina
Diseñe el espacio de trabajo de su sueño con los muebles de oficina modernos. Los escritorios, sillas, archivadores y muebles de almacenaje redefinen el estudio contemporáneo. Piezas inesperadas, como una consola de acrílico, golpean una declaración elegante. Las librerías de escalera y las mesas delgadas están hechas para espacios urbanos compactos. Busque muebles de oficina modernos que inspiren su creatividad y hagan que el trabajo se sienta como un juego.
Conoces las apps que te ayudarán a ordenar tu oficina
Si has llegado aquí es porque seguro estas buscando una aplicación que te facilite mantener ordenado tu oficina y evitar así tener un cerro de papeles en tu escritorio.
Evernote (Android y iOS)
Es una aplicación para tomar notas que también es el rey reinante de la productividad. Su potencial es profundo, no importa si solo usted o todo un equipo lo está utilizando. Lleve un registro de las listas de tareas, toma de notas, investigación extensa, recortes web, fotos y dibujos, y casi cualquier otra cosa.
Evernote se integra con todos sus dispositivos (como Google Calendar, Google Drive o Dropbox), permite la colaboración tanto en la aplicación como en el navegador web, y presenta todos sus datos en un espacio de trabajo digital fácil de navegar, por lo que es fácil para la administración de tareas.
Trello (Android y iOS)
Para una renovación completa de la oficina, coloque a todos en la misma página y asigne proyectos a los miembros del equipo. Las «tarjetas» le permiten tomar notas de colaboración, incrustar imágenes o videos y realizar encuestas grupales. La votación para «Orden de silla de escritorio potencial» podría calentarse.
Google Drive (Android)
¿Dónde esconden todo ese papeleo de la oficina? Los escritorios menos desordenados no pueden brindarte una oficina al estilo de Google Drive, pero es un buen comienzo. Donde puedes guardar tus documentos en la nube y tenerlos a cualquier hora, te permite buscarlos con su buscador de texto por defecto rápidamente.
Lockbox (iOS)
Lockbox le permite almacenar y proteger información confidencial como números de tarjetas de crédito, cuentas bancarias, contraseñas, números PIN, notas privadas y cualquier otra información secreta en su iPhone o iPod Touch. Úselo para mantener la información a mano y también protegida al mismo tiempo.
eWallet ( Android y iOS)
Con eWallet puedes bloquear sus contraseñas, tarjetas de crédito y números de cuentas bancarias detrás del cifrado de grado militar y llévelos con usted a donde quiera que vaya instalando la aplicación de administrador de contraseñas más sofisticada y fácil de usar en su teléfono inteligente y tableta Android. Mantente seguro, mantente fuerte, mantente inteligente y organizado con la potente aplicación para teléfonos inteligentes y tabletas.